7 rad przed pierwszym zebraniem z rodzicami w nowym roku szkolnym

Sporządź dokładny plan zebrania

Dobry plan to podstawa sukcesu każdego projektu i zebranie nie jest tu wyjątkiem; dzięki niemu optymalnie wykorzystasz czas przeznaczony na spotkanie, nie rozciągając go niepotrzebnie, a jednocześnie przekażesz rodzicom wszystko, co niezbędne. 

W planie zebrania należy uwzględnić następujące elementy:

• termin i miejsce zebrania

• czas, w którym z odpowiednim wyprzedzeniem poinformujesz rodziców o zebraniu

• lista tematów do poruszenia

• plan ramowy spotkania z wyznaczonym czasem na sprawy organizacyjne, pytania od rodziców, indywidualne rozmowy itd.

Przygotuj się merytorycznie do zebrania

Podsumuj i powtórz informacje dotyczące wszystkich zagadnień, które zamierzasz poruszyć. Zwróć przy tym szczególną uwagę na zmiany przepisów prawa oświatowego - wiele aktualizacji wchodzi w życie wraz z początkiem nowego roku szkolnego, dlatego na pierwszym zebraniu należy poinformować o nich rodziców.

Udostępnij rodzicom materiały na piśmie

Kluczowe informacje na temat organizacji zajęć w roku szkolnym - np. harmonogram kolejnych zebrań, dni wolne od nauki, informacje na temat szkolnych wycieczek i  imprez okolicznościowych, dane kontaktowe - warto zebrać na piśmie, a kopie rozdać rodzicom na początku spotkania. Dzięki temu uczestnicy nie muszą kłopotać się własnoręcznym sporządzaniem notatek i nie umknie im żadna ważna informacja, a Ty dasz im kolejny wyraz swojego zaangażowania.

Przygotuj salę do zebrania

Wystarczy kilka drobnych udogodnień, by uczestnicy zebrania poczuli się bardziej komfortowo i byli bardziej skłonni do aktywnego udziału w spotkaniu. Warto zastanowić się tu nad układem ławek: przy standardowym ustawieniu w rzędach rodzice nie widzą się nawzajem, a osoby siedzące z tyłu nie zawsze dokładnie widzą i słyszą. Dobrą praktyką jest więc przestawienie ławek i krzeseł w taki sposób, by uczestnicy zebrania siedzieli w kręgu.

O ile pozwalają na to warunki lokalowe i budżet, miłym gestem będzie przygotowanie symbolicznego poczęstunku: kawy i herbaty, wody, drobnych ciasteczek czy słonych przekąsek. Wielu rodziców przyjdzie na zebranie prosto z pracy, po ciężkim i zabieganym dniu, dlatego możliwość pokrzepienia się z pewnością nastawi ich pozytywnie.

Bądź punktualny

Zarezerwuj sobie na przygotowania odpowiednią ilość czasu, aby zdążyć ze wszystkim przed przyjściem uczestników i punktualnie powitać ich na zebraniu - niepunktualność jest bardzo źle widziana i nie świadczy pozytywnie o Twoim profesjonalizmie.

Wspieraj wzajemną integrację rodziców

To bardzo ważne zwłaszcza na pierwszym zebraniu w nowym zespole klasowym - rodzice jeszcze się nie znają, a ponieważ w ciągu roku będą wielokrotnie się komunikować, warto pomóc im we wzajemnym zapoznaniu. Dobrze sprawdza się tu m.in. przygotowanie tabliczek stawianych na ławkach lub identyfikatorów z nazwiskami. Możesz także zachęcić rodziców - o ile jeszcze tego nie zrobili - do utworzenia własnego kanału kontaktów między zebraniami, np. grupy w komunikatorze internetowym.

Wejdź w rolę moderatora dyskusji

Każda uwaga rodzica jest cenną informacją, dlatego warto zachęcać wszystkich uczestników zebrania do wymiany opinii. Rolą nauczyciela podczas dyskusji jest panowanie nad jej przebiegiem w taki sposób, by każdy miał szansę wziąć w niej udział i zostać wysłuchanym w atmosferze wzajemnego szacunku. Środki podejmowane w tym celu to m.in.:

• udzielanie głosu poszczególnym osobom przez nauczyciela;

• nieprzerywanie sobie nawzajem - w jednym czasie mówi jedna osoba;

• dbanie o zwięzłość wypowiedzi - każda osoba powinna mieć możliwość zabrania głosu przed upływem czasu zebrania.

Oczywiście reagować należy proporcjonalnie do aktualnej sytuacji, ingerując w przebieg dyskusji tylko, jeśli zachodzi taka potrzeba. Życzliwość, takt i otwartość na różnorodne poglądy są uniwersalnym sposobem na utrzymanie dobrej atmosfery w grupie - zarówno podczas pierwszego zebrania z rodzicami, jak i wszystkich kolejnych spotkań.

Organizacja zebrań z rodzicami - wideoszkolenia Edumaster

Więcej informacji na temat organizacji zebrań klasowych i w grupach przedszkolnych znajdziesz w naszych wideoszkoleniach:

Nie takie zebranie straszne, jak je malują

Organizacja pierwszych zebrań z rodzicami: przykładowa tematyka